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L’evoluzione della disciplina italiana sul whistleblowing segna un nuovo traguardo. L’ANAC, infatti, ha approvato le nuove Linee Guida in materia di canali interni di segnalazione, nate per chiarire le complessità applicative e superare la logica del mero adempimento burocratico, valorizzando la segnalazione come strumento strategico per la trasparenza e l’integrità aziendale.
I pilastri delle nuove Linee Guida
Le nuove Linee Guida pongono i canali interni di segnalazione al centro della prevenzione delle violazioni. La loro istituzione e gestione strutturata rappresentano un presidio fondamentale per intercettare tempestivamente criticità e prevenire escalation.
Un elemento chiave riguarda la consultazione preventiva con le organizzazioni sindacali. L’ANAC chiarisce che si tratta di un adempimento informativo e non negoziale: l’azienda deve illustrare il funzionamento del sistema whistleblowing, i responsabili della gestione e le modalità di formazione del personale, senza necessità di accordi vincolanti. Pur restando saldamente nelle mani dell’impresa, questa fase non va trascurata, poiché la sua omissione comporta sanzioni pecuniarie.
Le segnalazioni possono essere ricevute in forma scritta o orale. Per quelle scritte, l’ANAC privilegia piattaforme dedicate, scoraggiando l’uso della posta ordinaria se non accompagnata da adeguate misure di riservatezza. Le segnalazioni orali possono avvenire tramite linea telefonica dedicata, sistemi di messaggistica vocale o incontri diretti, sempre garantendo tracciabilità e riservatezza. Al centro del sistema si colloca il gestore del canale, che deve operare con autonomia e competenze specialistiche, evitando conflitti di interesse e garantendo l’indipendenza dell’istruttoria. Gli organi di vertice agiscono come garanti del corretto funzionamento complessivo, senza supervisionare le singole pratiche.
Aggiornamento di codici etici e formazione
Le Linee Guida modificano significativamente i doveri di comportamento del personale. Gli enti devono aggiornare codici etici, codici di comportamento e Modelli 231 per assicurare tutele effettive ai segnalanti, definire chiaramente obblighi di riservatezza e responsabilità, prevedere sanzioni per chi ostacola le segnalazioni e regolamentare correttamente la gestione delle stesse.
La formazione del personale è considerata cruciale. Deve essere continua, differenziata in base ai destinatari e pratica, con esempi concreti e simulazioni che rendano chiare le procedure operative. Solo così i dipendenti potranno segnalare in sicurezza e con fiducia nel sistema.
Whistleblowing e Modello 231
L’ANAC sottolinea che il canale di segnalazione non è un elemento accessorio, ma parte integrante del sistema di controllo interno. Per chi adotta un Modello 231, è necessario aggiornare procedure, ruoli e sistemi disciplinari. L’Organismo di Vigilanza non deve gestire direttamente il canale, ma se gestore e OdV sono distinti, devono essere stabiliti flussi informativi costanti. È essenziale prevedere misure per prevenire atti ritorsivi verso i segnalanti e sanzionare chi ostacola le segnalazioni o chi segnala in mala fede.
Gestione nei gruppi societari
Nei gruppi di imprese, ogni società resta responsabile del proprio canale, ma l’ANAC consente semplificazioni in base alle dimensioni. Nei gruppi con meno di 249 dipendenti può essere condiviso un unico canale, mentre nei gruppi più grandi ogni società deve avere un canale dedicato. È possibile esternalizzare la gestione operativa, anche alla capogruppo, a patto di garantire autonomia del gestore e riservatezza dei dati.
Come adeguarsi alle nuove Linee Guida
Le Linee Guida ANAC rappresentano un’opportunità per rafforzare la compliance aziendale e la fiducia interna. Per evitare sanzioni fino a 50.000 euro, le imprese devono verificare la conformità dei canali esistenti, svolgere le consultazioni sindacali, nominare gestori autonomi con competenze specifiche, aggiornare Modello 231 e codice etico e pianificare programmi formativi continui e pratici. Un approccio proattivo non solo riduce i rischi legali, ma trasforma il whistleblowing in uno strumento strategico capace di accrescere la competitività e la trasparenza delle imprese sul mercato.
Affidarsi a consulenti esperti è fondamentale per adempiere correttamente alla nuova normativa sul whistleblowing. Esperienza e competenze sono essenziali per progettare e implementare sistemi di segnalazione sicuri ed efficaci, garantendo al contempo la protezione dei dipendenti da possibili ritorsioni.
Scegli la tranquillità di essere sempre in regola e di avere un’efficienza operativa ottimale!
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Antonio Ciccarelli
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